Webinář 5. Novinky v používání aplikace iUčto.cz, Fio banka, Shoptet, SMTP

Záznam webináře Novinky v používání aplikace iUčto.cz z ledna 2019.

V tomto webináři se dozvíte více o novinkách v naší aplikaci. Podrobně si ukážeme propojení s Fio bankou, e-shopovou platformou Shoptet, nastavení vlastního SMTP pro odesílání dokladů a jiné novinky.

Textový přepis webináře:

Napíšu 23 a dám tabulátor nebo ENTER a doplní se mi automaticky všechno za tou 23. Stejně tak můžu napsat 2301, čímž dám najevo, že to je 23. ledna tohoto roku. Zase dám tabulátor a doplní se mi ten rok. Pokud chcete zadat i rok, Tady si ukážeme třeba 23.01 a dáme loňský rok teď se to nedává smysl, ale to nevadí tak se mi doplní i celý rok takže tímto způsobem jste vy vlastně schopni zadat celou fakturu jenom za pomocí tabulátoru nemusíte sahat na myš a datum můžete takto jenom upozorním ještě, když je prvního, tak musíte dát 01 Nějak to nefunguje.

Tak fajn, to bylo rychle zadávání datumů. Další věci, co jsme přidali, se nejvíc hodí v opakované fakturaci. Ukážeme si, já už tady mám jednu vytvořenou, Kromě toho, že do opakované faktury jsme přidali upomínky, které tam chyběly, to znamená, že se nyní automatické faktury rovnou vystavují i s nastavením odesílání upomínek v případě, že nejsou zaplacené ty faktury, tak ještě jsme tady přidali možnost použití makra, což se hodí typicky třeba, když já nevím, vystavujete faktury za nájem, za nějaké služby, vystavujete je měsíc nazpět, Tak je možné tady v rámci těch maker i dokonce odečítat nebo přičítat třeba rok.

To použití je úplně jednoduché. Buď to tam teda můžete napsat ručně  pomocí syntaxe těch složených závorek, nebo prostě kliknete tady a tím se vám tady doplní ty proměny. A v případě, že chcete teda měsíc nazpět, Tak jenom doplníte minus jedničku. Takhle to uložíte a když se vystaví při dalším termínu ta opakovaná faktura, tak se vystaví s tím textem upraveným.

To znamená, že položka se potom bude jmenovat ne služba a tady tenhle řetězec, ale bude to služba děle den, takže prosinec. Služba prosinec. To použití samozřejmě potom je potřeba dát do nějakého kontextu, který vy požadujete. A takovou poslední ono jako uživatelsky sice menší novinkou pro nás to znamenalo poměrně hodně, když jsme tady tuhle úpravu připravovali Ale uživatel je nyní nově, hlavně se to týká přijatých faktur, můžete přidávat nebo teda editovat výši DPH.

To znamená, máte přijatou fakturu, nesedí vám to tam o nějaké haléře, protože použili jiný způsob, já nevím, zaokrouhlení nebo výpočtu, výpočtu toho DPHčka, že to počítali koeficientem třeba. Tak tady si doplníte, co potřebujete. A takhle to můžete uložit a zaúčtovat, když se doplníte i ty další důležité věci.

A potom vám tady vlastně zůstane to DPH, které jste si tam zadali ručně. Teď takovou zásadnější novinkou, Je možnost nastavení si vlastního SMTP serveru. Pro ty, co neví, k čemu je to dobré, tak v tuhle chvíli, když vy posíláte z iúčta fakturu, tak se odesílá jménem, já se tady pošlu, ukážu vám to,

posílá se to jménem vlastně naší domény. Takže já takhle odešlu fakturu, tady mi přijde, a vidíte, že odesílatelem je fakturace@iucčto.cz. A protože víme, že uživatelé naši by rádi, aby ty faktury chodily přímo z jejich domény, takže je tady teďka nově možnost nastavit si vlastní SMTP server.

Tato funkcionalita je dostupná od tarifu pokročilý. Takže to je potřeba jenom si pohlídat. Pokud chcete nastavit si ten vlastní SMTP server, tak vidíte, že tady ve výchozím nastavení je používaná ta naše doména. V případě, že chcete nastavit vlastní SNTP server, tak máte tady na výběr. V případě, že používáte Gmail, tak to si za chvilku ukážeme.

V případě, že používáte Seznam, stačí tady zadat jméno odesílatele, tím je myšleno to, co vlastně bude vidět tady, respektive tady.

Potom uživatelské jméno, to bude vaše e-mailová adresa u Seznamu. Seznam.cz, email.cz a tak dál a tak dál, plus heslo. Když to pak uložíte a otestujete, tak se stačí podívat do schránky, jestli vám ten test dorazil, abyste zjistili, jestli to všechno funguje tak, jak má. V případě, že máte cokoliv jiného než i Gmail nebo Seznam, typicky když máte nějaký svůj vlastní firemní SMTP server, tak tady je možnost kompletního ručního hledání.

Z pravidla stačí takový nejproblematičnější bod je adresa toho SMTP serveru. To vám řekne buď váš správce, nebo a nebo to budete vědět. Není to sice povinné, ale z pravidla to povinné už nyní u SMTP serverů bývá, a to je zadání uživatelského jména a hesla opět, typ šifrování, v dnešní době opět už všechny SMTP servery odesílají Přes zabezpečené spojení, takže je potřeba vybrat buď SSL nebo TLS, opět, zvíte se to od vašeho správce IT anebo od vašeho poskytovatele té služby, stejně jako port, který je svázaný právě i s tím typem toho šifrování.

Klasický port bez zabezpečení je 25, V případě, že používáte SSL, tak je to už nějakých 4, 6, 5, nebo něco takového. A ukážeme si to teda na tom Gmailu. Tady už to mám připraveno, takže vyberu Gmail, tady kliknu na autorizovat. Tím se dostanu na přihlašovací stránku mých Google účtů, v tomto případě já už jsem přihlášený.

Takže si vyberu Tady je informace o tom, že naší aplikaci iÚčto udělujete přístup k  odesílání e-mailů vašim jménem. Když toto oprávnění povolíte, tak tady se napíše hláška, že bylo úspěšně autorizováno. Můžete si ještě udělat test, který způsobí to, že se vám odešle testovací e-mail, který potom, když se podíváte do schránky, tak vidíte, že vám dorazil, to znamená, že všechno funguje tak, jak má.

A nyní, když se pokusím poslat fakturu, já doufám, že když se to počká sám v sobě, pardon,

Takže mi dorazí,

abychom si to ukázali.

Vidíme, je tady. Jo a vidíte, že vlastně jsem si to poslal sám. Přišlo to z té mojí e-mail adresy, kterou tady jsem přihlášený. Tak, další novinkou je propojení se ShopTetem. Já, vzhledem k tomu, že já už jsem to tady nastavoval v té testovací firmě, tak já to tady už vidím, nicméně, tady celou tohleto propojení je potřeba iniciovat ze strany ShopTetu.

To znamená, že vy v první chvíli v iÚčtu tady tuhle položku vůbec neuvidíte. Takže ten postup je takový, že se přihlásíte do administrace vašeho obchodu na ShopTetu. Tady jsou potom v propojení, já ještě to sbalím, tak tady v tom menu propojení jsou ShopTet doplňky. To vás hodí na jejich, řekněme, obchod se všema doplňky, které nabízí.

Když tady do vyhledávání napíšete iúčto, tak se vám vyhledá právě to naše spojení se Shoptetem.

Aha, dobře, dobře.

Tak to já se omlouvám, ještě se

přihlásím do jiného, aby vám mohl ukázat tu instalaci, tím pádem vám neukážu, jak se to tam

Tak se to aktivuje přes ten e-mail, nicméně na straně iÚčta, teda na straně ShopTetu, tady je výběr toho modulu, jak si přejete platit za to propojení, toto je poplatek, který se vybírá na straně ShopTetu, zúčtován bude ve faktuře za ShopTet. Kliknete na objednat a nainstalovat. V tuhle chvíli vám dorazí ověřovací e-mail, který je potřeba prokliknout.

Protože kdybyste teď přešli přímo do iúčta odsaď z tohoto nastavení, tak za normální okolnosti byste tady měli obrazovku Že, nebo teda spíš hlášku, že dosud to nebylo aktivováno a že je potřeba otevřít právě v e-mailu ten odkaz. Jakmile ho otevřete, dostanete se teďka na tu obrazku, kterou tady vidíte a zde už můžete nastavovat, co vlastně z toho ShopTetu chcete přenášet.

Umíme přenášet objednávky, faktury a dobropisy. K něm umíme i vytvářet platby. Dále je tady možnost nastavit datum od kdy chcete přinášet z toho shoptetu. V případě, že prodáváte koncovým zákazníkům nebo prodáváte zboží do 10 000 a neuvádíte konkrétní kontakt, tak je možné to tady zastřešit Jedním koncovým zákazníkem, pokud ho nemáte vytvořeného, tak si ho můžete vytvořit pomocí toho tlačítka, který vám vytvoří kontakt koncový zákazník automaticky.

Můžete taky nastavit, že prostě nechcete importovat kontaktní informace o zákazníkovi, tím pádem můžete zatrhnout, že se bude vždycky importovat s kontaktem koncový zákazník. Tady upozorňuji jenom, že koncového zákazníka bez uvádění nějakých adres a dalších informací můžete jenom u dokladů do deseti tisíc.

Na deset tisíc už je potřeba identifikovat vždycky toho příjemce. Nebo zákazníka. Dalším nastavením je, pokud prodáváte ze shoptetu, protože oni mají i něco jako pokladnu, tak můžete si právě nastavit, do jaké pokladny se vám potom tady tyhle transakce budou sbírat. Stejně tak můžete nastavit výchozí bankovní účet, se kterým budou provázány faktury.

A pokud se do toho chcete položit trošku detailněji, Tak je možné ještě i nastavit pro jednotlivé typy zboží typ účetní položky, podle kterého potom bude vlastně ta položka na faktuře zaúčtována. Tady tohle stojí jenom předkontace, chystáme ještě i úpravu, že bude možné Ten ShopTet, tady přibude ještě sloupeček a bude možné vybrat přímo účet účetní osnovy, což se hodí typicky, když potřebujete nastavit třeba analytiku, abyste to mohli sledovat detailně.

Tak, tolik, tolik. Jo, ještě tady důležitá věc, co se občas hodí, je zobrazení průběhu importu. My tady teďka nic neuvidíme, protože to synchronizace neproběhla, ale v případě, že se něco pokazí nebo se něco nesesynchronizuje nebo cokoliv, tak tohle je první místo, kam se koukat. Je možné to tady potom i vyfiltrovat, většinou bude o stav nepřenesený.

A tím vy zjistíte, že se třeba některé doklady nepřenesly a proč se případně nepřenesly. V případě, že se něco nepřeneslo, tak pokud se jedná o faktury, A objednávky, tak Shoptet nám to dá vědět a my víme, že se tam něco změnilo a my si to aktualizujeme sami na základě právě této informace. Pokud ta změna proběhla v dobropisech, tam tady tohle oznámení není a nejlepší je to opravit ručně.

A teďka slibované překvapení, které jsme si přichystali pro dnešní webinář. Týká se to, za prvé teda zmíním jenom, že opět tahle funkcionalita je dostupná až od tarifu pokročilý. A týká se to synchronizace s Fiobankou.

Nyní, kromě toho, že se předtím bylo možné, aby se v s Fio banky načítali transakce, nyní nově jsme tuto funkcionalitu rozšířili o docela hodně dalších věcí. Zaprvé je možné mít synchronizovaných více účtů  s Fio bankou, což to teďka možné nebylo a bylo možné nastavit vždycky jenom jeden účet. Další novinkou je, že je možné zadávat platby do banky, takže se neimportují jenom pohyby z banky, ale je možné i platby zadávat do banky.

A poslední novinkou, kterou pravděpodobně oceníte nejvíc, tak to je možnost automatického zaúčtování spárovaných plateb. Ukážeme si to postupně. Začnu teda znovu, tady je to v záložce nastavení. Tady dole je propojení s Fiobankou. Tahle obrazovka doznala změn. Vzhledem k tomu, že je možné teď právě ten modul nastavovat pro více bankovních účtů, tak jsme to nastavení přenesli rovnou do bankovních účtů, konkrétního bankovního účtu.

Takže teď na té obrazovce s nastavením se dostanete vlastně na Přehled zase té synchronizace, kde opět kromě stavu si můžete vybrat i bankovní účet, kterého se dotýká. V případě, že máte třeba eurové a korunové účet, tak je možné si to tady přes tohle filtrovat. Ukážeme si, jak se to nastavuje. Já už jsem si tady jeden účet zase nastavil.

Tady v přehledu těch bankovních účtů je vidět, Kdy naposled proběhla synchronizace a jaký je stav. V případě, že je zelená fajfka, tak je to v pořádku, v případě, že by tam byl červený vykřičník, tak se něco stalo, vůči FIO vypadlo to API, což se stává, ale je to většinou jenom chvilková záležitost, pak se to zase samo obnoví.

Ta synchronizace probíhá v 15 minutových intervalech, to znamená, že když si to nastavíte, Tak musíte počkat maximálně 15 minut, než proběhne ta první synchronizace. To nastavení, ukážeme si to úplně znova, když přidám bankovní účet. Vyplníte bankovní účet, zadáte kód banky PROFIO a jakmile potvrdíte vlastně to políčko tím, že se z něho dostanete někam jinam, Tak zjistíme, že jste vyplnili kód banky FIO a uvolníme tady tohle tlačítko, kde je možné právě nastavit tu synchronizaci s tou bankou.

Pro to, aby vám ta synchronizace fungovala, je potřeba si ve bankovnictví Fio vygenerovat token. My na tohle téma bychom měli mít článek na blogu. Takže když si to vyhledáte, tak tady je postup, jak v tom na straně FIA, jak generovat ten token. Potom, abyste mohli i zadávat ty platby do banky, tak je potřeba potom akorát ještě i nastavit správně práva toho tokenu.

Aby vlastně jste měli povolenou tu obou směrnou komunikaci. Tak já si tady jenom vytáhnu.

Číslo účtů a zmiňovaný token a nastavím si, že chci stahovat platby do iÚčta, což je vlastně ta funkcionalita, která fungovala doteď. Potom, že chci povolit export plateb do banky, Což je nová funkcionalita a stejně tak nová funkcionalita je zaúčtovat stažené úhrady do kladů. Což znamená, že ty platby, které se vám přenesou z FIA do iÚčta, spárují se na základě částky a variabilního symbolu, tak tyhle ty platby se automaticky vytvoří a tím pádem vaše faktury budou v přehledu potom vidět jako uhrazené.

A ještě zbývá nastavit datum, od kdy chcete začít ty platby přenášet. Takže já si tady nastavím třeba 1. ledna. Stav účtů, ten je potřeba nastavit, v případě, že to není nový účet. A ještě je tady potřeba zvolit, od kdy je platný analytický účet. A uložit. A tím je hotovo. A teďka, když se podívám, Do přehledu bankovních účtů, tak tady vidím ten účet dvakrát, protože už jsem ho jen nastavoval a nyní už můžete vlastně, když se podíváme do Platby, banka importy, tak já už tady mám nějaké přenesené faktury, ale vzhledem k tomu, že tam nemám k tomu adekvátní ty transakce, nebo teda ty účetní doklady, pardon, tak nemám teďka tady nic spárováno, ani se teda nic automaticky zaúčtovalo.

Nicméně do teďka vlastně bylo potřeba tu platbu zpracovat tak, že jste tady kdyby na to tlačítko, nebo jste si otevřeli ten pohyb a Tady jste všechno nastavili, v tuhle chvíli u těch zpárovaných plateb, což bude asi většina, když bude správně variabilní symbol, tak se vám to automaticky ty faktury uhradí.

Takže vy potom tady v přehledu třeba budete mít ty faktury jako zaplacené. Tím pádem zase se nebudou odesílat upomínky v případě, že nepracováváte ty platby V nějakých pravidelných intervalech, ale třeba v nějakých dávkách jednou měsíčně, tak tímto tím zabráníte, že urgujete zákazníka, který už zaplatil.

Co se týče exportu těch plateb do banky, tak funguje to v přijatých fakturách, v zálohových fakturách přijatých, tady je tlačítko Export plateb, a funguje to i v dobropisech vydaných, Protože to znamená, že vy taky platíte, to znamená, že tady je možno exportovat taky platby. Ukážeme si to, jak to funguje, na co se kliká, tak zatrhnu si faktury, které chci uhradit, ta nám z toho už je teda zaplacená, takže ta by se mi z toho výčtu potom smazala, Vyberu si, jakým účtem to chci platit, protože stále je zachovaná možnost i vygenerovat soubor, který slouží k importu do bankovnictví.

V případě Fio banky je taky ta možnost zachovaná, nicméně já teďka, když bych dal, což dál, odešla do banky, Jo, tak tam mám nějakou chybu.  Každopádně, teďka se to přenese do bankovnictví a v Fio bance vás budou čekat transakce k autorizaci. Nebo, u té Fio banky jde nastavit, to vám teďka neukážu přesně kde, ale jde tam nastavit limit.

Do jakého můžete ty platby zadávat a ty platby se automaticky odešlou. To znamená, že si tam dáte třeba pětistovku a všechny faktury pod pětset se rovnou automaticky i zaplatí. Takže věřím, že to bude vítaná funkcionalita. Kdyžtak nám dejte zpětnou vazbu, jak se vám to líbí. Platí to i pro všechnu ostatní funkcionalitu.

Kdybyste k tomu měli nějaké dotazy, Tak jenom upozorním, tady na straně máme ouško podpory, kde nás můžete kontaktovat, nebo na našich stránkách můžete nám zavolat. Na Facebooku máme poradnu, to vám neukážu, než jsem přihlášený. A co je důležité, já se ještě vrátím na ty stránky naše, Teď nově, co pro vás jsme spustili, takový menší projekt, tak budeme dělat sérii článků a k tomu i nějakých krátkých videí o takových běžných účetních případech, takže tady máme první dvě vlaštovky, jak zaúčtovat bankovní poplatky, velice častý dotaz, Nebo jakým způsobem převádět peníze mezi bankovním účtem a pokladnou, nebo obráceně.

Takže tady najdete návod, jak přímo v iÚčtu, jak by vlastně ta položka toho dokladu měla vypadat, co musíte vybrat, na co si dávat pozor, což je typicky uvádění třeba nulového DPA, A tyto všechny věci, vy nás teďka, pevně věřím, sledujete na YouTubu, takže potom na YouTubu i v našem kanále

najdete krátká videa právě na tyto případy, které máme na našem blogu. Takže sledujte nás, sledujte nás na Facebooku, sledujte nás na YouTube, Pište nám, volejte nám, těšíme se na zpětnou vazbu a těším se já zase u příštího webináře. Doufám, že to bude velmi brzy. Mějte se hezky, na shledanou.

Podívejte se na další tipy na používání naší aplikace.

Odebírejte náš kanál: https://goo.gl/ZpqcX9
Výuková videa naleznete https://goo.gl/QrJQnN
Pravidelné webináře tady: https://goo.gl/BRS4p9