Webinář 1. Jak vystavit fakturu a opakovaná fakturace

Téma webináře jak vystavit fakturu a opakovaná fakturace.

Textový přepis webináře:

Já bych rád tady zmínil, že můžete při kliknutí na název vaší firmy přidat také další novou společnost v případě, že třeba máte těch společností více. Dále je tady v záhlaví možnost vyhledat jakýkoliv doklad, který je v iÚčtu. Můžete třeba na základě částky, víte, že jste přijali platbu na 1500 Kč, tak můžete tady vyhledat, Fakturu v této výši.

Já teda nevím, jestli tady nějaký doklad bude.

Dalším důležitým tlačítkem tady v záhlaví je toto zelené plus, přes které můžete přidat rychle z jakéhokoliv místa v aplikaci jakýkoliv doklad do iÚčta. My dneska se budeme teda zaměřovat tady na tuto část faktury vydané. Dále je v záhlaví celkový přehled aktivit. [00:01:00] V případě, že je vám třeba ve firmě více, tak můžete prostřednictvím tohoto sledovat, jaké změny se v iÚčtu dějí a víte, kdo to prováděl.

A v neposlední řadě je zde účetní období. Tady k tomuto bych chtěl jen dodat, že se nám občas stává, že uživatelé vytváří účetní období na jiné období než je rok. V účetnictví se účetní období zpravidla váže na kalendářní rok, pokud teda nemáte nějak posunutý ten začátek toho účetního období. Nicméně nejsou to období kratší ani delší, stává se třeba, že lidé dávají účetní období na čtvrtletí nebo na měsíc.

Tak prosím, toto správně je, že to funguje na celý kalendářní rok. A poslední možností je teda tady záhlaví profil uživatele,  kde se můžete rychle dostat do nastavení svého účtu, případně se odhlásit. Teď bychom si ukázali ještě, když máte nový profil, takové základní nastavení, které vám může potom pomoci při používání.

A to se tady nastavuje v profilu firmy, v sekci teda nastavení, profil firmy, kde si můžete jednak, pokud máte více firm, jako třeba já tady v tom účtu, tak si můžete ty firmy barevně rozlišit, abyste mohli rychleji rozpoznat, no které společnosti, kterou společnost chcete obsluhovat. Jsou zde daňové údaje firmy, které slouží, když podáváte potom nebo respektive generujete reporty pro státní zprávu, tak si tady můžete přednastavit jednak vaši hlavní ekonomickou činnost a pod jaký finanční úřad spadáte.

Potom, co je tady další zajímavá věc, je doplňující nastavení. S kterým můžete nahrát třeba logo vaší společnosti a v případě, že používáte na vašich fakturách razítko nebo podpis, klidně obojí, tak můžete ještě vložit obrázek takovéhle razítka, naskenovaného třeba. Toto se vám potom bude zobrazovat na všech fakturách.

Další ještě zajímavou položkou v nastavení firmy je patička faktury, kterou můžete využít například k uvedení, v jaké složce je zapsaná vaše společnost, nebo o tom, že jste neplátcem DPH. 

Tímto bych ukončil základní část představení. Ještě teďka všechno uložím a zavřu. Tak se dostáváme k našemu hlavnímu tématu, což je vystavování faktur. Teď bych předal slovo mojí kolegyně Janě, která u nás je hlavní účetní a ta by vám vysvětlila základní pojmy a ukázala by vám taky, jak správně v iučtu fakturovat.

Dobrý den, tak my bysme se teda podívali na to, jak fakturovat, podívali bysme se na to, jak udělat opravný daňový doklad, co to vlastně je faktura, co je to opravný daňový doklad. Takže fakturu. Fakturu vystavujeme v případě, když teda někomu provedeme nějakou službu, tak za tu službu samozřejmě potřebujeme nebo chceme zaplatit, takže mu vystavíme fakturu.

Takže se podíváme, jak se vystavuje faktura. Buď teda pojedeme přes zelené tlačítko, Dáme si faktura vydaná. Klikneme si na fakturu vydanou. Tak, variabilní symbol teda necháme podle čísla toho dokladu. Samozřejmě si můžete variabilní symbol zvolit, jaký vy chcete, potřebujete. Dáme si zákazníka, kterému teda budeme fakturovat.

Jestliže zákazníka nemáme, tak si tady po pravé straně přidáme nového zákazníka. Doplníme tam ičo, necháme si to načíst. A kompletně celý to uložíme a ten zákazník se nám už automaticky přenese. Tak, dáme se teda datum vystavení a datum zdanitelného plnění. My to necháme na dnešek, protože tu fakturu teda vystavujeme dneska, tak to necháme na dnešek.

Datum z platnosti záleží, jestli chcete 7 dní, 14 dní. Automaticky si tady můžete vybrat, jestli zítra za 7, za 14 dní. My to necháme za 14 dní. Tak, můžete si tady na faktuře rovnou nechat udělat upomínku, jestli vám ten zákazník teda nezaplatí do toho dne splatnosti, tak se mu může den splatnosti, týden po splatnosti odeslat automaticky upomínka, vy na to nemusíte myslet a zákazníkovi přijde upomínka a na základě toho předpokládám, že vám teda už zaplatí.

Tak, tady si necháme bankovní účet, jestli že to chceme na bankovní účet, no a měna dokladu v korunách, v eurech, záleží, co máme, jestli chceme v eurech, musíme si teda kliknout na účtování v cizích měnách a musíme si teda cizí měny aktualizovat. Aktivovat. Aktivovat. Kam to mám dát to aktivování? Zpátky již.

A kam jde tedy mám to?

Na celý znova. Omlouváme se za mírné technické potíže. Konečně to musíš vyplnit znova. Tak. Matka. Takže. Opakovaní matkou můžeš si. Takže ještě jednou. Takže si to rychle všechno takhle vysvětlím. Vytvoříme, máme to všechno vytvořený, čtrnáct dní, tak. Máme to hotovo. Tak, no a teďkon si tam akorát zadáme teda ty potřebné údaje.

Takže počet si dáme službu jednou, službu jsme provedli třeba za tisíc korun. Do popisu záleží, co teda provádíte, my si tam dáme služby účetní.

Tak, jestliže jste plátci DPH, musíte samozřejmě na té faktuře DPH odvézt, jestliže plátci nejste, můžete si tam dát 0, záleží na každé, my jsme plátci, takže si tam dáme 21%, když jsme plátci, musíme tam nechat zranitelné plnění, jestliže plátci nejste, tady dáte 0 a budete tady mít bez DPH. Jo, takže 21, zranitelné, tak tady si dáme typ účetní položky, takže si tady dáme nějaký služby, takže prodej služeb, tak a fakturu máme vytvořenou.

Jakmile tu fakturu vytvoříte, tak můžete buď fakturu jenom uložit, anebo rovnou uložit a zaúčtovat. My fakturu jenom uložíme, abychom se podívali, jak to potom vypadá. Takže fakturu jsme si uložili, Máme ji vytvořenou, ale nemáme ji ještě zaúčtovanou. Znamená to v praxi to, že se vám ta faktura nepřenese do dashboardu, nepřenese se nám do reportů k DPH, do hlavní knihy, do rozvahy.

Jakmile tu fakturu zaúčtujete, tak se vám všude propíše. Takže my už jsme si ji zaúčtovali, takže máme první fakturu, první fakturu vytvořenou. Tak... Jestliže máme vytvořenou nějakou fakturu vydanou a k té faktuře vydaný má přijít nějaký dobropis, že jsme zákazníkovi sice nějaké služby provedli, ale ne v celé výši, co jsme mu nafakturovali, musíme k té faktuře umět vytvořit opravný daňový doklad.

Takže klikneme si na tu fakturu, Tak tady nad tou hlavičkou vidíte, že tady je vystavit opravný daňový doklad, takže se na to kliknete a automaticky se vám... Tak a automaticky se vám už všechno přinese do toho opravného daňového dokladu. To znamená, že tady pod fakturou máte tu  fakturu, které se to týká.

Zákazník se vám automaticky vyplní, variabilní symbol se vám automaticky vyplní. Datum vystavení teda dáte ten den, kdy jste na to přišel. Takže my to dáme 11. datum splatnosti. Zase 14 dní, tak to necháme zase na toho 25. Tady akorát musíte napsat důvod opravy, Takže my tady napíšeme, že se jedná třeba o storno.

Vy si tam můžete napsat cokoliv jiného. A pozor, jelikož to máme dobropis, tak tu částku musíme mít mínusem. Platbu, co jsme udělali, tak to nebude v plný výši, ale bude to třeba jenom za 500 Kč, tak uděláme 500 Kč, dáme tam 21 % danitelní plnění a máme tam minus 605 Kč, takže tady to uložíme opravný daňový doklad, zaučtujeme, protože jsme vyfakturovali částku navíc, která vyfakturovaná být neměla.

Tak a máme dobropis. Tak, další věc, co tady teda budeme mít, tak budeme mít zálohovou fakturu. Můžeme si vytvořit zálohovou fakturu, jestliže si přejeme, aby nám zákazník zaplatil dopředu, než mu tu službu teda vykonáme, tak nám zaplatí, nebo tak mu vystavíme zálohovou fakturu. Do variabilního symbolu si napíšete nějaký to svoje číslo, který potřebujete.

Dáte to samozřejmě pro toho zákazníka. Datum vystavení necháme, datum splatnosti zase necháme za 14 dní. Tak počet dáme 1. Cena za jednotku dáme 2000 Kč. Tak napíšeme si do textu, že to je záloha na služby. Tak 21% to bude a tady dáme teda zdanitelné plnění v České republice a uložíme tu zálohovou fakturu.

Zálohovou fakturu samozřejmě můžeme rovnou odeslat e-mailem tomu zákazníkovi. To znamená, že to dáme tady poslat e-mailem, dáme komu, napíšeme si sem e-mail, můžete si to poslat i sobě na e-mail a tady akorát si napíšete text zprávy, abyste tam měli hlavičku, co se tam tomu zákazníkovi má napsat. Tak, zálohovou fakturu by jsme teda taky měli vytvořenou.

Opakovaná fakturace. Opakovanou fakturaci, jestliže máte každý měsíc stejnou fakturu, nechcete ji každý měsíc na začátku třeba vytvářet, tak si tady nastavíte opakovanou fakturaci. Takže my si přidáme novou opakovanou fakturaci.

Opakovat každý měsíc, takže vy si dáte jednou za měsíc, první fakturaci se dáte třeba první den v měsíci, první den v měsíci se vám ta faktura automaticky vytvoří, můžete si ukončit tu opakovanou fakturaci, samozřejmě nemusíte, záleží na vás. Takže variabilní symbol se vám zase bude automaticky načítat podle čísla té faktury.

Zákazníka si sem zadáte, kterému teda ta faktura bude vystavená. Tak, faktura je splatná po dnech, takže my si sem dáme teda 14. Tak a tady už si napíšete zase cenu za jednotku, takže každý měsíc nám bude vystavovat faktura za 1500 Kč, bude to teda za účetnictví, Tak, 21% jelikož jsme pláci a tady teda napíšeme, že se jedná o služby, aby se nám to zařadilo pod správný účty určitý osnovy.

Tak a opakovaná fakturace je vytvořená. A každý první den v měsíci se nám opakovaná fakturace vytvoří a odešle se zákazníkovi.

Další věc, kterou bychom se podívali, ještě bankovní a pokladní doklady. Jestliže máte nějakou fakturu. Vydanou, předpokládáte, že vám to zákazník zaplatí, zaplatí vám to na bankovní účet, můžete automaticky tady z té faktury dát zaplatit, můžete si to nechat zaplatit dnešním dnem, dáte si to, že se vám to zaplatilo do banky, dáte pokračovat a automaticky se vám už ten bankovní doklad Vytvoří, s tím, že tady vidíte, že to je v komerční bance, protože jinou nemáme a kompletně celé tady vám skočí ta faktura a kompletně celé se vám to vyplní a vy akorát uložíte platbu.

Když se teď podíváte zpátky na ten dashboard, na ty faktury vydaný na ten seznam, tak vidíte, že tady už tu fakturu máte zaplacenou. Jo, takže máte fakturu zaučtovanou, máte fakturu zaplacenou a vše máte v pořádku. Tak, prostě je mezi zaučtovaný a opakovaná. Tak a ještě v neposlední řadě máme EET. Jestliže vám teda nějaký zákazník zaplatí hotově, musíme dneska vygenerovat už EET.

EET si samozřejmě musíte všechno nastavit. Nastavíte si to přes nastavení, nastavení EET, nastavení EET, musíte si sem zadat [00:16:00] dičo, nahrát si ten certifikát, který jste dostali teda z finanční zprávy. Tady si zadáte to heslo k tomu certifikátu, uložíte si to nastavení, musíte si vytvořit novou provozovnu.

Kterou samozřejmě zase budete mít vygenerovanou z tých finančních zpráv a musíte si vytvořit novou pokladnu, která bude napojená na to EET. Jakmile tady to všechno budete mít vytvořené, mělo by vám EET bez problému fungovat a měli byste odesílat pokladní doklady na finanční zprávu a automaticky se vám na ty pokladní doklady bude tisknout ten FIC kód, Na základě teda, čeho tam ten fi kód musí být.

A já bych zase přidala slovo Václavovi, protože ten vám ještě vysvětlí, jak se používá ceník.

Tak, poslední věcí, kterou jsem vám chtěl dneska předvést, je [00:17:00] využívání ceníku služeb zboží. Je to celkem jednoduchá záležitost, v podstatě to je o tom, že si vytvoříte jak kdyby předpis položky, kterou potom vkládáte do faktury. Je to úplně jednoduché. Spočívá to v tom, že vytvoříte název toho zboží nebo služby, takže třeba tady budeme mít daňové přiznání, respektive jeho zpracování a cenu, za kterou to ceníkově děláte.

Je potřeba tady ještě potom zase předvyplnit, aby to bylo snažší, což by teda ten ceník právě měl dělat, aby se vám to snáze vyplňovalo, takže hlavní je tady možné předvyplnit ty účetní položky a výše DPH. Teďka, když takhle máme uloženou tu položku v ceníku, tak když budeme vytvářet fakturu, Tak v položce té faktury je tady možnost vybrat z ceníku.

Tady už právě je vidět, ta nám je přidaná daňové přiznání a už všechno to tady rovnou se vyplnilo a vy tím pádem můžete fakturovat produkt rychle. Ještě mi napadá jedna věc, co já nám upomenula, je, že vy si můžete již dříve vystavené faktury, typicky prostě máte nějaký dlouhodobý vztah se zákazníkem, tak můžete faktury potom duplikovat a vycházet z nich, když máte nějaký další obchodní případ.

Takže když otevřete fakturu, tak je tady tlačítko duplikovat a Tím se vám vlastně [00:19:00] vytvoří ta samá faktura, pouze bude s novým číslem dokladu. Vy si ji samozřejmě můžete upravit. Jo, ještě samozřejmě budou změněna taky data vystavení. Podle toho, jaké datum zhruba dneska je, a můžete patřit či případně zeditovat tu položku faktury.

A pak už je postup úplně stejný. Můžete zaúčtovat fakturu, tím pádem se vám přenesla i do všech těch přehledů, a můžete ji následně třeba zaplatit. Já myslím, že jsme z těch věcí, co jsme dneska probrat chtěli, zvládli všechno. Děkujeme, že jste nás sledovali, uvědomujeme si, že jsme udělali pár drobných přešlapů, jako třeba otevření Facebooku a jiných takovýchhle záležitostí.

Při příštím webináři se toho zkusíme vyvarovat. My doufáme, že se vám tady tohle líbilo a že nám zachováte přízeň a uvidíme se u příštího dílu.

Děkuji a nashledanou.

Podívejte se na další tipy na používání naší aplikace.

Odebírejte náš kanál: https://goo.gl/ZpqcX9
Výuková videa naleznete https://goo.gl/QrJQnN
Pravidelné webináře tady: https://goo.gl/BRS4p9